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Implementierung einer cross-funktionalen Intranet Präsenz für globale Projekte

zur Vereinheitlichung von Prozessen, Vermeidung von mehrfacher Datenspeicherung und Nachverfolgung von Projektabläufen und -verantwortlichkeiten.

Situation im Unternehmen:

Projekteabläufe und -dokumentation erfolgt dezentral, nach Region. Das führt zu Mehrfachdokumentation und mangelhafter Transparenz inner- und außerhalb des Teams.

Eigene Rolle:  Projekt Management

Gesamtauftrag: Vereinheitlichung von Prozessen, Vermeidung von mehrfacher Datenspeicherung. Sicherstellen der Nachverfolgbarkeit von Projektabläufen und -verantwortlichkeiten. 

Maßnahmen:

  • Globale Dokumentation für Projekte erfolgt über Intranet (Sharepoint)
  • Festlegen der Basis Dokumentation (Minimum) und Struktur
  • Definition von Zugriffsrechten
  • Definition der Administratoren
  • Dokumentation und Ablauf der Projektkommunikation über Microsoft Teams und Sharepoint
  • Training der Projekt Manager, deren Stellvertreter und Projekt Teammitglieder

Besonderheit:  Datenschutzverordnung beachten (Personaldaten, Kommunikation, SOX, Aufbewahrungsfristen).

Aufgabe 1:  Festlegen der Struktur, Basis Dokumentation, Zugriffsrechte und Administratoren. 

Maßnahmen:

  • Mit den Projekt-Managern die
    • Unterteilung der Gruppen/Regionen festlegen.
    • Informationen erarbeiten, die für jedes Projekt benötigt werden (Basis-Dokumentation).
    • eine übersichtliche Struktur festlegen.
    • die Administratoren und deren Stellvertreter benennen.
  • Mit dem IT-Team die Hauptseiten (Gruppen/Regionen) in Sharepoint anlegen.
  • Auf den Hauptseiten in Sharepoint die Zugriffsrechte für die Teams und die jeweiligen Administratoren einrichten.
  • Auf den Hauptseiten in Sharepoint die einheitliche Struktur für die Dokumentation einrichten und für alle Projekt-Unterseiten als Master festlegen.

Aufgabe 2:  Die Struktur für die Dokumentation und Kommunikation einrichten.

Maßnahmen:

  • Die Basis-Struktur im jeweiligen Master anlegen:
    • Projektbeschreibung, Einsatzgebiet und Funktion
    • Name und Position – Projektleiter
    • Name und Position von Teammitgliedern und Aufgabenverteilung
    • Prozessdokumentation
    • Kosten
    • Arbeitsaufwand: Manntage, Support mit externen Beratern
    • Projektkalender mit Kick-off, Milestones, UAT etc.
    • Roll-out Datum
    • Newsfeed
  • Zusätzliche Dokumentation möglich für:
    • Awards, User Feedback
    • Teamevents
  • Master für die Projektkommunikation in Microsoft Teams und Sharepoint einrichten:
    • Meeting Notes auf Sharepoint
    • Chat in Microsoft Teams 
    • Newsfeed auf Sharepoint
    • Email an Projekt-Verteiler in Microsoft Teams 

Aufgabe 3:  Training für Administratoren und Stellvertreter vorbereiten und halten. Handbuch für den Roll-out erstellen.

Maßnahmen:

  • Trainingsunterlagen erstellen und Trainings abhalten für
    • Administratoren und deren Stellvertreter
    • Projekt-Teammitglieder
  • Handbuch erstellen und an alle Training-Teilnehmer verteilen
  • Dokumentation der Trainingsunterlagen und des Handbuchs auf der jeweiligen Projekt-Mastersite in Sharepoint.

Ergebnisse:

  • Einheitliche Struktur und Dokumentation sorgt für schnellen Zugriff auf benötigte Daten und Informationen für vergangene und laufende Projekte (Status, Ablauf, Verzögerung, Kostenentwicklung ..)
  • Vermeidung von Mehrfachdokumentation.
  • Bessere Kommunikation mittels Zentralisierung.
  • Training für Administratoren und Stellvertreter, sowie das Handbuch für Teammitglieder garantiert die korrekte Nutzung des Tools.
  • Datensicherheit und Datenschutz werden eingehalten.